Die
OE Exzellenzentwicklung & Internationalisierung
sucht eine/n
Leitungs- und Teamassistenz
Kennzahl: O-EI-2026-003818
Bewerbungsfrist:
16.07.2026
Ihre Aufgaben in dieser Position beinhalten:
- Selbstständige, eigenverantwortliche und effiziente Büro-/Officeverwaltung inkl. Terminkoordination der Leitungsebene
- Selbstständige Budgetverwaltung der Kostenstelle für Sachmittel mit regelmäßigem Bericht an die OE-Leitungsebene inkl. führen der Handkassa
- Selbstständige Durchführung des dezentralen Controllings (Drittmittel-Innenaufträge) mit regelmäßigem Bericht an Programmkoordinator*innen und OE-Leitungsebene
- Selbstständige Durchführung sämtlicher, dezentral möglicher Aufgaben der Personaladministration (z.B. Drittmittelanträge)
- Selbstständige und eigenverantwortliche Verwaltung der Büromittel
- Selbstständige Inventarverwaltung
- Selbstständige Verwaltung der OE-Prozesse in Aeneis (Qualitätsmanagementsystem) und Koordination mit SOP-Eigner*innen
- Organisation von internationalen Delegationsbesuchen und Veranstaltungen
- Projektbezogene Assistenz (u.a. im Bereich Exzellenzentwicklung, CoARA)
- Mitwirkung am Qualitätsmanagement – und Berichtswesen (z.B. WIBI-Kennzahlen, Management Review)
Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und Kenntnisse mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HaSch) und/oder mind. 2jährige einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung im universitären Umfeld
- Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (MS Office)
- Ausgezeichnete SAP-Kenntnisse
- Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Sprachniveau C1)
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mind. Sprachniveau C1)
Idealerweise zählen zu Ihrem Profil:
- Aufgeschlossenheit zur eigenverantwortlichen und selbständigen Einarbeitung in neue Themenfelder
- Einschlägige Berufserfahrung im interkulturellen Umfeld
- Kenntnisse im Bereich der österreichischen und europäischen Hochschulstrukturen
- Erfahrung mit Datenbanken und Content Management Systemen (z.B. PURE)
- Sorgfältige, genaue und verlässliche Arbeitsweise
- Hohe Dienstleistungs- und Kund*innenorientierung
- Organisationsgeschick
- Teamorientierung
- Soziale, kommunikative und interkulturelle Kompetenz
- Hohe Lernbereitschaft
Eintrittsdatum:
01.08.2026
befristet auf 1 Jahr
mit Option auf unbefristete Verlängerung
Beschäftigungsausmaß: 75%
Einstufung in die Verwendungsgruppe
IIIa
nach Kollektivvertrag für ArbeitnehmerInnen der Universitäten.
Wir bieten ein kollektivvertragliches Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit in Höhe von EUR 38.628,80. Anrechenbare Vordienstzeiten führen zu einem höheren Grundgehalt.
Wir bieten Ihnen ein offenes und freundliches Arbeitsumfeld, eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team und ein herausforderndes Aufgabengebiet. Ein umfassendes Weiterbildungsangebot eröffnet Ihnen langfristige persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.
Die Med Uni Graz ist bemüht, Menschen mit Behinderung in allen Bereichen einzustellen, daher werden Personen mit ausschreibungsadäquater Qualifikation besonders ermutigt, sich zu bewerben.
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